Deine Immatrikulation: Ein Leitfaden, um die Bürokratie schmerzlos und erfolgreich hinter dich zu bringen.

(Lesezeit: 6 Minuten, 7 Sekunden)

Alles beginnt mit einer E-Mail

Sobald du dir deinen Studienplatz gesichert hast, indem du deinen Vertrag unterschrieben und die Kaution bezahlt hast, schickt dir die Abteilung Student Services eine Willkommens-E-Mail. Dort findest du alle wichtigen Informationen zu deinem Visum (falls du eins brauchst) und zu dem Start deiner Einschreibung. Außerdem wirst du in die KLU-Familie eingeladen und kannst dich in unserem Chat und in unserer geschlossenen Facebook-Gruppe mit unseren Studierenden austauschen. Unser Tipp? Fang sofort an Kontakte zu knüpfen! Unsere Studierenden helfen den Erstis sehr gerne!

Bürokratie kann schnell zu einem unübersichtlichen Chaos werden (wie haben wir das nur hinbekommen, bevor es Computer gab?). Um sicherzustellen, dass du alles Notwendige erledigst und dabei nichts Wichtiges vergisst, ist eine Checkliste super hilfreich. Die KLU stellt dir die Checkliste zur Verfügung, damit du keine unnötige Zeit verlierst und dich auf deine "Herbst-/Winterkollektion"-Packliste konzentrieren kannst. Neben dem Immatrikulationsantrag (dem wichtigsten Dokument) und einigen anderen KLU-internen Dokumenten, die du lesen und unterschreiben musst (z.B. die Erklärung zum Datenschutz), musst du weitere Informationen einreichen und sicherstellen, dass sie auf dem richtigen Formular eingetragen sind. Die meisten Dokumente können einfach digital eingescannt werden, andere müssen der KLU als beglaubigte Kopien vorliegen. Das gilt für Kopien von Dokumenten, die von einer rechtmäßigen Behörde in deinem Heimatland unterschrieben und abgestempelt sind. Dabei wird die Gültigkeit geprüft und Fälschungen vermieden. Dokumente, die nicht in Deutsch oder Englisch abgefasst sind, müssen außerdem von einem*einer vereidigten Dolmetscher*in übersetzt werden. Unten findest du eine Aufzählung weiterer Dokumente, die du vorlegen musst. Bitte verlass‘ dich nicht nur auf diesen Artikel. Welche Papiere genau für dich relevant sind, siehst du auf der Checkliste, die du von den Student Services erhältst.

• Dein Reisepass (und ggf. ein Visum) - wir versprechen dir, dass wir dein Bild nicht beurteilen werden!
• Nachweis einer Krankenversicherung in Deutschland: Du musst in Deutschland bei einer Krankenkasse versichert sein. Diese kostet für Studierende etwa 120€/Monat. Die gesetzlichen Krankenkassen haben ein elektronisches Meldesystem, welches deine Versicherungsstatus an die KLU meldet. Dadurch musst du das Dokument nicht selbst einreichen. Eine Krankenversicherung ist natürlich sehr wichtig, da wir deine Sicherheit gewährleisten müssen! Ohne diesen Nachweis ist deine Einschreibung nicht möglich.
• Dein Abschlusszeugnis und dein Leistungsnachweis (Transcript of Records) als beglaubigte Kopien. Einige Universitäten haben einen elektronischen Verifizierungslink zur Überprüfung von Zeugnissen (Gott sei Dank gibt es das Internet!). Das macht die Überprüfung für die Mitarbeitenden der Student Services um einiger einfacher und zudem papierlos.
• Dein englisches Sprachzertifikat als beglaubigte Kopie. TOEFL und IELTS haben ebenfalls ihr eigenes elektronisches System zur Überprüfung.
• Eine Exmatrikulationsbescheinigung (nur für Absolvent*innen einer deutschen Hochschule).
• Wir an der KLU fordern keinen Nachweis eines gesperrten Bankkontos. In vielen anderen Ländern wird dieser jedoch verlangt, um das entsprechende Visum zu beantragen.

Sobald die Student Services alle deine Informationen und dein strahlendes Gesicht erhalten haben, wird dein Profil als Student*in in das System aufgenommen, dein Studierenden-E-Mail-Konto wird eingerichtet und du wirst in deinen spezifischen Studiengang eingeschrieben (was der aller wichtigste Schritt ist). Freust du dich schon darauf, deinen Namen auf der Teilnehmerliste zu sehen?

Außerdem helfen dir die Mitarbeitenden der Student Services bei dem Thema Unterkunft. Wir wissen, dass das große Priorität hat und wollen dich dabei unterstützen! Im Juni erhalten alle Studierenden eine E-Mail mit Informationen rund um die Bewerbung für die verfügbaren Plätze der KLU in Wohnheimen rund um Hamburg. Da die Plätze begrenzt sind, geben die Student Services allen die gleichen Chancen. Deswegen werden die Plätze verlost und einzeln vergeben. Wenn du also zu denjenigen gehörst, die beim Pokern immer gute Karten haben, bekommst du mit etwas Glück auch auf diese Weise ein Zimmer in Hamburg. Falls nicht, musst du dir auch keine Sorgen machen. Du hast noch viele andere Möglichkeiten, um eine Unterkunft zu finden: Du kannst damit anfangen, im Unterkunftsführer nachzuschauen (den Link dazu bekommst du von den Student Services) und diesen Artikel über die Wohnungssuche zu lesen.

Seit du dich bei der KLU beworben hast, hast du uns eine Menge Informationen und Dokumente zukommen lassen. Jetzt, da du immatrikuliert bist, ist es an der Zeit, dass du Dinge von uns erhältst. Ende August, wenn der Immatrikulations-Prozess abgeschlossen ist, senden wir dir deine KLU- und Moodle-Anmeldedaten per Mail. Moodle ist die interne Plattform der KLU, auf der du alle wichtigen Informationen für dein Studium findest. Von jetzt an wird sie deinem Instagram in Sachen Scrolling-Zeit ganz schön Konkurrenz machen. Während der "Welcome Week" im September erhältst du außerdem die Immatrikulationsbescheinigung und dein Immatrikulationspaket. Dieses enthält deinen Studierendenausweis (Studierendenrabatte, here I come!), die IT-Zugangsdaten (was wären wir ohne WLAN?) und dein Semesterticket, mit dem du dich in ganz Hamburg frei bewegen kannst. Brauchst du noch etwas? Habe keine Scheu die Mitarbeitenden der Student Services anzusprechen, denn du hast es dort mit einer sehr hilfsbereiten Abteilung zutun. Wenn du also bestimmte Dokumente für dein Visum, deine Reise oder andere Angelegenheiten benötigst, helfen sie dir gerne weiter!

Happy enrollment! Next step: having fun in Hamburg ;)

Wir wollen, dass der ganze Prozess für dich einfach, effizient und schmerzlos ist. Denn seien wir mal ehrlich: Wir alle hassen Bürokratie! Aus diesem Grund haben wir zu den häufigsten Fragen, die uns jedes Jahr begegnen, ein paar Tipps zusammengestellt. Befolge sie und wir versprechen dir, dass du dir Zeit, Stress und unzählige E-Mails ersparen wirst.

• Der Immatrikulationsantrag und der Krankenversicherungsnachweis sind mit die wichtigsten Dokumente! Ohne diese können wir den Prozess der Einschreibung einfach nicht fortführen.
• Dein Abschlusszeugnis und deinen Leistungsnachweis (Transcript of Records) müssen uns als beglaubigte Kopien per Post geschickt werden. Ja, wir wissen, dass du die Dokumente bereits während des Zulassungsverfahrens eingescannt und uns digital zukommen lassen hast, aber wir müssen nun das Original (bzw. die beglaubigte Kopie) überprüfen.
• Wenn du deinen Abschluss gerade erst gemacht hast und noch auf dein Abschlusszeugnis wartest, können Mitarbeitenden der Student Services trotzdem eine vorläufige Einschreibung für dich vornehmen. Schicke uns unbedingt dein unterschriebenes und abgestempeltes Transcript of Records und eine Bestätigung deiner Hochschule, dass du mindestens 130 ECTS deines Abschlusses erreicht hast. Dasselbe gilt für die Exmatrikulationsbescheinigung.
• Du bewirbst dich in letzter Minute und hast deinen Englischtest noch nicht gemacht? Das ist okay; du kannst das Ergebnis noch bis Ende Juli vorlegen. Wenn deine Prüfung später stattfindet, reicht es, wenn wir ein Dokument zur Anmeldung der Prüfung vorliegen haben. Dort muss sichtbar sein, dass du die Prüfung bis zum 31. Juli ablegen wirst.
• Eine Krankenversicherung ist auch für Austauschschüler*innen erforderlich und leider reicht eine Reiseversicherung nicht für das gesamte Austauschsemester aus. Vergewissere dich, dass du eine gültige deutsche oder europäische Krankenversicherung hast.
• Denke nachhaltig und gehe auf Nummer sicher, bevor du etwas ausdruckst. Die Abteilung Student Services hat bereits digital gültige Scans einiger Dokumente von dir vorliegen. Schicke also nur die erforderlichen beglaubigten Kopien per Post. Wenn dein TOEFL/IELTS bereits digital verifiziert wurde, kannst du dir auch dieses Dokument sparen. Schließlich weint jedes Mal ein Marienkäfer, wenn du unnötigerweise etwas ausdruckst.

 
Viel Spaß bei der Immatrikulation! Nächster Schritt: Viel Spaß in Hamburg ;)

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